Az ingatlan-nyilvántartás egyik jelentős elve az okirati elv. Ez azt jelenti, hogy az ingatlan-nyilvántartásba csak a törvényben meghatározott okiratok vagy jogerős hatósági, bírósági határozat alapján van helye a bejegyzésnek.
Okiratok
Az ingatlan-nyilvántartásba csak olyan okirat alapján jegyezhető be a tulajdonjog, amely közokirat (amelyet bíróság, közjegyző vagy más hatóság megszabott formában állított ki) vagy olyan magánokirat, amelyet ügyvéd ellenjegyzett. Az ellenjegyzéssel az ügyvéd igazolja, hogy a szerződés alkalmas a célzott joghatás kiváltására.
Az ellenjegyzés akkor fogadható el, ha tartalmazza az ellenjegyző ügyvéd nevét, irodájának székhelyét, aláírását, az ellenjegyzés időpontját, az „ellenjegyzés” kifejezést és az ügyvédi szárazbélyegző lenyomatát.
Formai kellékek
A szerződésnek tartalmaznia kell a felek adatait: magánszemély családi és utóneve, születési neve, születési helye, ideje; anyja neve, személyi azonosítója, adóazonosítója, lakcíme. Ezenkívül a szerződő feleknek nyilatkozniuk kell az állampolgárságukról.
Tartalmi kellékek
Az ingatlant pontosan, beazonosíthatóan fel kell tüntetni, részletesen le kell írni. Ennek a segítségére van a tulajdoni lap, amely az földhivatalból vagy a Takarnet szolgáltatás segítségével szerezhető be. A szerződésnek ezenkívül tartalmaznia kell az átruházandó tulajdoni hányadot, a szerzési jogcímet (itt: vétel).
Tulajdonjog bejegyzési engedély
Fontos megemlíteni a tulajdonjog fenntartásának intézményét. Az eladó a vételár teljes megfizetéséig a tulajdonjogát fenntarthatja. Az eladó tulajdonjog bejegyzési engedélye általában ügyvédi letétbe kerül, és az ügyvéd csak akkor szabadíthatja fel a nyilatkozatot, amikor az eladó írásban jelzi, hogy a vételár megfizetésre került. A földhivatal legfeljebb 6 hónapig tarthatja függőben a kérelmet. Ez egyfajta biztosíték az eladó részére.
A szerződés alapján a vevő akkor szerzi meg a tulajdonjogát, ha azt az illetékes földhivatal bejegyzi az ingatlan-nyilvántartásba. A földhivatal általában csak a jogi képviselő ügyvédet értesíti a határozatáról, de ha a felek külön kérik, kötelesek őket is értesíteni.